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| 重庆会议接待服务操作流程 |
重庆会议接待服务操作流程
(一)会前
（1）会前考察
- 与会主办方充分沟通(电话/网络/见面)
- 提供备选方案(A/B/C…)
- 确定预选方案(A/B/C…)
- 协助客户考察
- 确定会议方案或草案
（2）会议策划
- 时间/地点/人数/媒体
- 会议内容(性质/要求/日程安排)
- 交通安排(飞机)
- 酒店推荐
- 会场的布置和设计
- 灯光/AV的确认
- 预算提交
- 合同签定 预付定金
(3)会议邀请
- 邀请卡(回执)的设计制作
- VIP的确认
- 邀请人数的确定
- 与会代表证的设计与制作
- 与会代表下榻酒店欢迎信感谢信的设计与制作
(二)会中
- 会前协调会
- 接/送机
- VIP接待
- 签到/入住服务
- 礼仪/鲜花/水果服务
- 餐饮/宴会服务
- 会议室服务
- 晚会及夜间娱乐
(2)会议现场
- 舞台/展台搭建
- 灯光/AV搭建
- 现场总控
- 彩排
- 撤场
(三)会后
(1)旅游及外围服务
- 景点推荐/线路设计提交
- 行程(导游/车辆)
- 旅游餐饮
- 商务/秘收服务
- 风情歌舞
- 自驾车
- 休闲娱乐
- 豪华游船服务
- 摄影/摄像
- 礼品/奖品的设计与策划
(2)会议汇总
- 与会议主办方充分的沟通(电话/网络/见面)
- 提供会议所需机票、车票、酒店、会议场所、交通等信息
- 制定完备的会议预案书(A/B/C/…)给会议方，并提供合理化建议。
- 协助客户考察
- 确定会议方案(性质/要求/日程安排)
预算提交
- 签订合同，预交定金
- 根据要求预订酒店/会议(会展)场所/车辆等。
- 准备会务用品：代表证/布标/会徽/会议资料/纸/笔/纪念品等
- 会议场所的布置：欢迎牌/横幅/指示牌/设备测试等
- 会前协调会
(二)会中
- 会前准备：会议所需要的会议资料/会议用品/会议演讲稿等会议相关物品到位
- 会议场所：酒店、会议室欢迎条幅/签到台/指示牌等到位
- 会议设备：笔记本电脑/投影仪/灯光/音响/录音等设备到位
- 会议接站：专人专车负责机场/火车站的接站礼仪公关等服务
- 会议报到：办理代表证/收费/分发材料等工作
- 会议住宿：负责代表房间的颁发工作
- 会议餐饮：会议用餐及宴会安排
- 会议娱乐：娱乐消费形式/消费标准/娱乐地点的确认落实
- 会议其他服务：会议代表合影及DV摄像留念/公关礼仪/文秘/翻译及相关服务
- 票务：提供返程飞机票/火车票预订服务
- 后勤和外围协调工作
(二)会后
- 会后旅游考察安排
- 结帐：列出会议过程中详细费用发生及说明，专人与客户进行核对并结帐
- 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册
- 代表和客户信息反馈/跟踪服务
- 会议总结
重庆会议接待服务操作流程
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