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会务工作计划的制定
（1）会议的类型。会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地商议事情的集会。由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。
1）按照会议的具体性质来划分
①行政型会议。它是各个单位所召开的工作性、执行性的会议，如行政会、董事会等。
②业务型会议。它是有关单位所召开的专业性、技术性会议，如展览会、供货会等。
③群体型会议。它是各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿，如职代会、团代会等。
④社交型会议。它是各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议，如茶话会、联欢会等。
一般而论，以上四种类型除群体型会议之外，均为会展行业各企业单位的经营、管理直接相关，因此也可称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化、科学化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。
2）按照会议的规模来划分
①小型会议。小型会议的人数少则三五人，多则几十人，一般不超过一百人。各种办公会议、座谈会、双边或者多边的商谈会、经验交流会等都属于小型会议。
②中型会议。中型会议的人数在一百至一千人之间。
③大型会议。大型会议的人数在一千人至数前任，一般有代表大会、纪念会等。大型会议一般在礼堂、会堂或剧场召开。
④特大型会议。特大型会议的人数在数万人以上，如节日聚会、庆祝大会等。
1）服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。
2）事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工作中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。
3）综合性。会议秘书工作人员成为“通才”和“杂家”，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力、写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。
4）保密性。日常工作会议的内容也有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然是会议秘书工作的任务之一。
5）时间性。会议是一种有组织、有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者，应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员，更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或者会场还未布置好等现象。
（3）会务工作的要素。拟定会议工作方案，一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
1）确定会议议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的负责人提出，有的由下级机关根据领导同志的指示收集，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，然后来确定。
2）拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过的文件、解决的问题的概略安排，用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应将其提出，交大会主席团通过后才能生效。
3）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
4）提出与会人员名单。若是由会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需要报请领导同志审核后方能最后确定。
①选定会场。会场的选择要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2—3平方米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通信、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
②布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。例如：党的代表会议会场要求朴素大方；人民代表大会会场要求庄严隆重；庆祝大会会场要求喜庆热烈；追悼会会场要求庄严肃穆；座谈会会场要求和谐融洽；纪念性会议会场要求隆重典雅；小型会议多为日常工作会议，因此，会场要求简单实用。这里主要讲一下会场布置形式和排列座次问题。
a.会场布置形式。日常工作会议的会场布置多呈圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字型T形，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置多呈半圆形、回字形，使人有轻松、亲切之感；大型茶话会、团拜会的会场布置以星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，布置形式是固定的。
b.排列座次。排列座次是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
6）制法会议证件。会议证件是表明于会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目大致包括会议名称，使用者单位、姓名、性别、职务，发证日期，证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。
7）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。会议通知一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议宜发书面通知。口头通知，特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。
8）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密记录、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。小型会议是否制定会议须知，一般视会议情况而定。
9）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地址后通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。小型会议只需到会场签到即可。
10）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，应组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组，如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等，明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。
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